Privatlivspolitik for nyhedsbrevet fra Erhverv og Innovation

Sammenhæng med andre dele af Aarhus Universitets privatlivspolitik

Disse retningslinjer beskriver, hvordan Erhverv og Innovation/Aarhus Universitet (i det følgende også benævnt ”vi” eller ”os”) behandler dine personoplysninger, når du tilmelder dig nyhedsbrevet fra Erhverv og Innovation, herunder nyheder fra universitetets iværksætterhus The Kitchen. De supplerer universitetets generelle privatlivspolitik, som du finder her: https://www.au.dk/om/profil/privatlivspolitik/ 

Ved tilmelding afgiver du dit samtykke til at modtage information i form af e-mailkommunikation, for eksempel nyheder, invitationer til arrangementer, tilbud om kompetenceudvikling, information om projekter og andre initiativer samt inspiration, værktøjer og lignende. Samtidig med at vi beder om dit samtykke, forklarer vi, hvad det er, du tilmelder dig.

I forbindelse med tilmelding kan du i forskelligt omfang blive spurgt, om du er interesseret i anden form for kontakt med os. Såfremt et sådant tilvalg indebærer en behandling af dine personoplysninger, som rækker videre end denne privatlivspolitik, vil der være henvist til supplerende retningslinjer, som beskriver, hvad dette yderligere samtykke omfatter.

Det vil blandt andet kunne være spørgsmål om din eventuelle interesse i modtage henvendelser fra os vedrørende et engagement i en eller flere af vore indsatser eller – såfremt du er dimittend fra eller studerende ved Aarhus Universitet – tilmelding til vores alumnenetværk.

Det er vigtigt, at de personoplysninger, vi har registreret, er korrekte. Husk derfor løbende at holde dine oplysninger opdaterede.

Formål

Vores formål med at behandle data om dig er at:

• Sende dig målrettet og personlig markedsføring via e-mail i form af nyheder, invitationer til arrangementer, tilbud om kompetenceudvikling, information om indsatser, projekter og værktøjer, muligheder for networking eller samarbejde med mere fra Erhverv og Innovation/Aarhus Universitet.
• Udvikle vore nyhedsprodukter, arrangementer, kompetenceudviklingstilbud, indsatser, projekter og værktøjer og øvrige forretningsmæssige tiltag til styrkelse af Erhverv og Innovation/Aarhus Universitets eksterne relationer.
• Udarbejde anonymiserede analyser og statistikker med videre brug for Erhverv og Innovation/Aarhus Universitet.

Kategorier af personoplysninger omfattet af dit samtykke

Ved tilmelding til nyheder fra Erhverv og Innovation, herunder fra The Kitchen, oplyser du os om dit navn, din aktuelle e-mailadresse samt din aktuelle beskæftigelse (stilling og organisation).

Ved tilmelding kan du blive bedt om at præcisere dine interesseområde(r). Det kan for eksempel være valg mellem nyheder udvalgt med henblik på bestemte målgrupper og/eller bestemte faglige områder. Herved tilstræber vi at gøre den information, vi sender til dig, så relevant som muligt.

Er du alumne fra Aarhus Universitet (eller studerende her), og vælger du i forbindelse med din tilmelding også at tilmelde dig vores alumnenetværk, beder vi dig om at oplyse dit CPR-nummer, for at vi entydigt kan koble din tilmelding til dine basisoplysninger i det studieadministrative system. Angivelse af CPR-nummer er her obligatorisk, da oplysningerne i det studieadministrative system vedrørende din uddannelsesmæssige tilknytning til Aarhus Universitet dokumenterer, at betingelsen for medlemskab er opfyldt.

Behandlingsaktiviteter omfattet af dit samtykke

Vi anvender dine oplysninger til:

• at udvælge og sende dig e-mails med nyheder, invitationer til arrangementer, tilbud om kompetenceudvikling, information om indsatser, projekter og værktøjer, muligheder for networking eller samarbejde med mere inden for erhvervs- og innovationsområdet på Aarhus Universitet.
• at udarbejde anonymiserede analyser og statistik, eksempelvis ud fra beskæftigelse eller interesseområder, samt til at indhente feedback vedrørende vores aktiviteter og indsatser.

Registrering af dine oplysninger i vores database

Din tilmelding med dine oplysninger, herunder dine markerede interesseområder, registreres i vores relationsdatabase.

Herudover registreres den e-mailkommunikation, som vi sender til dig, samt din interaktion med sådanne e-mails – åbning og klik på links og lignende – med angivelse af tidspunkt.

Såfremt du allerede er registreret i vores database, for eksempel fordi du har tilmeldt dig en eller flere andre nyhedsservices, et af vores arrangementer, eller fordi du er alumne fra eller studerende på Aarhus Universitet, vil oplysningerne vedrørende din tilmelding som udgangspunkt blive integreret med din eksisterende profil. Vi tilstræber så vidt muligt, at dine oplysninger er samlet på én enkelt profil i vores database.

Mulighed for behandling af data indsamlet via tracking cookies

Herudover kan vi løbende behandle data indsamlet via tracking af din interaktion med Erhverv og Innovation/Aarhus Universitets websites. Vi kan kombinere data fra din IP-adresse indsamlet via cookies med din e-mailadresse, og vi har derved mulighed for at lade din adfærd på vore websites indgå i relevansvurderingen, når vi udvælger information til dig. Dette forudsætter selvfølgelig, at du ikke har blokeret eller slettet cookies i forbindelse med brug af det pågældende website. Du kan læse AU’s cookiepolitik her: www.au.dk/om/profil/cookies/

Vores relevansvurdering

Udvælgelsen af den information, vi sender til dig, vil således kunne være baseret på oplysningerne om din beskæftigelse, dine interesseområder, din deltagelse i vores arrangementer og/eller indsamlede data vedrørende din interaktion med Erhverv og Innovation/Aarhus Universitet samt vores websites.

Adgang til dine personoplysninger

Dine oplysninger vil kunne blive delt internt på universitetet, dog kun i de tilfælde hvor det er nødvendigt for at tjene et eller flere af de formål, som er beskrevet herover. Erhverv og Innovation/Aarhus Universitet udveksler under ingen omstændigheder dine personoplysninger med tredjepart uden din accept.

Tilbagetrækning af samtykke

Vores behandling af dine personoplysninger er baseret på dit samtykke. Dette samtykke kan du altid tilbagekalde helt eller delvist.

Du kan således til enhver tid ændre dine interesseområder og dermed karakteren og omfanget af den information, som du modtager fra os, via linket i bunden af de e-mails, du får fra os.

Du kan også til enhver tid helt trække dit samtykke til den beskrevne behandling af dine personoplysninger tilbage ved at afmelde dig nyheder fra Erhverv og Innovation. Det kan du gøre via linket i bunden af de e-mails, vi sender til dig, eller ved at sende en mail til erhvervsstab@au.dk.

Tilbagetrækning af samtykke har kun fremadrettet virkning og påvirker ikke lovligheden af vores behandling op til tilbagetrækningstidspunktet. Hvis du trækker dit samtykke tilbage, ophører vi hurtigst muligt med at sende dig e-mails og i øvrigt med den beskrevne behandling af dine data.

Tilbagetrækning af samtykke til at modtage nyheder fra Erhverv og Innovation omfatter ikke tilbagetrækning af din implicitte accept af cookies i forbindelse med besøg på Erhverv og Innovation/Aarhus Universitets websites. Se, hvordan du sletter eller blokerer for cookies her: www.au.dk/om/profil/cookies/ 

Opbevaring og sletning af data

Hvor længe en profil opretholdes i vores relationsdatabase, afhænger af en individuel vurdering. Vi kan oplyse følgende om de kriterier, vi lægger til grund ved fastlæggelsen af opbevaringstid.

Så længe der stadig ligger et aktivt samtykke til grund for behandling af oplysninger på din profil, gemmer vi alle dine data.

Hovedformålet er at sikre overblik over din historik, så vi kan levere så relevante og målrettede ydelser som muligt samt give oplysninger om tidligere kommunikation, deltagelse i arrangementer, kurser og lignende.

Når der ikke længere foreligger et aktivt samtykke til kommunikation med dig, fortsætter vi under alle omstændigheder med at behandle personoplysninger, som vi lovmæssigt er forpligtede til at opbevare, det vil sige navnligt oplysninger vedrørende alumner, studerende eller tidligere udvekslingsstuderende, som hidrører fra universitetets studieadministrative system.

Herudover afhænger vurderingen navnlig af:

• Samspillets natur, det vil sige omfanget, karakteren og kontinuiteten af dine interaktioner med os. Jo flere relationer eller kontakter til os, jo større udvist interesse i vores nyhedsservices og øvrige tilbud, jo mere sandsynligt anser vi det for, at du vil blive aktiv igen på et senere tidspunkt. Dette vil tale for opbevaring i længere tid.
• Din grundlæggende tilknytning til Aarhus Universitet. Er du alumne, tidligere medarbejder eller tidligere udvekslingsstuderende, lægger vi til grund, at din interesse i at bevare en kontinuerlig relation er større, end hvis du ikke har et sådant tilhørsforhold.

Dataansvarlig og databeskyttelsesrådgiver

Den dataansvarlige er Aarhus Universitet, CVR-nummer 31119103.

Læs mere om datasikkerhed samt om universitetets oplysningspligt, dine rettigheder i relation til indsigt i, berigtigelse og sletning af dine data med mere i Aarhus Universitets privatlivspolitik her: www.au.dk/om/profil/privatlivspolitik

Du har mulighed for at kontakte Aarhus Universitets databeskyttelsesrådgiver, hvis du som registreret har spørgsmål til vores behandling af dine personoplysninger. Databeskyttelsesrådgiveren kan kontaktes på dpo@au.dk.

Spørgsmål

Herudover kan du altid kontakte os på erhvervsstab@au.dk, hvis du har nogen spørgsmål vedrørende indholdet af disse retningslinjer eller vedrørende vores behandling af dine personoplysninger. 

Fremtidige ændringer i disse retningslinjer

Vi forbeholder os retten til at foretage ændringer i denne privatlivspolitik fra tid til anden. Ændringer vil afspejle sig i ændring af datoen nederst på denne side. Ved væsentlige ændringer vil du modtage meddelelse herom direkte i en e-mail fra os.