Digitalt udstedt bevis

Fra d. 15. maj 2018 udstedes beviser digitalt og fremsendes til dimittendens e-Boks.

Den digitale bevisudstedelse suppleres ikke af en udstedelse af et bevis i fysisk format. Enkelte dimittender er undtaget kravet om brug af e-Boks (Se Lov om Offentlig Digital Post). Derfor vil de pågældende samt udenlandske studerende, der ikke kan pålægges at bruge e-Boks, få udstedt beviser i fysisk format, der fremsendes med PostNord. Til en dimittend, der hverken er udenlandsk eller fritaget for brug af e-Boks, udstedes beviser udelukkende digitalt.

Aarhus Universitet udsteder ikke digitale beviser til dimittender, der tidligere har fået et bevis i fysisk format. Der opfordres til at dimittenderne scanner det originale bevis ind til videre brug, som praksis også har været før overgangen til den digitale bevisudstedelse.     

Håndering af et digitalt udstedt bevis og påvisning af dokumentets ægthed

Som dimittend har du mulighed for at dele dit bevis i din e-Boks med en potentiel arbejdsgiver eller andre der måtte være interessante at dele med. E-Boks har udarbejdet vejledning til hvordan du giver andre adgang til et dokument i din e-Boks. 

Som supplement hertil, har AU udarbejdet denne vejledning om deling af et bevis i din e-Boks.

Du har naturligvis også mulighed for at downloade dit bevis fra e-Boks og fremsende det i en PDF-version.

Overfor en potentiel arbejdsgiver vil du gerne dokumentere, at dit bevis er gyldigt og udstedt af Aarhus Universitet. Det har du mulighed for at gøre ved netop at dele fremsendelsen med en potentiel arbejdsgiver, men du kan også dokumentere en fremsendelse fra Aarhus Universitet ved at logge på e-Boks i forbindelse med et fysisk fremmøde, fx. ved en samtale eller lign.

Indhold af et eksamensbevis

Et digitalt eksamensbevis fra Aarhus Universitet består af:

• En lykønskning fra dekanen på fakultetet, der udsteder det pågældende eksamensbevis
• Gradserklæring og resultatoversigt på dansk og engelsk
• Kompetenceprofil på dansk og engelsk (Gælder ikke for uddannelser reguleret af Bekendtgørelse om prøver i erhvervsrettede videregående uddannelser)
• Diploma Supplement
• En engelsksproget beskrivelse af det danske uddannelsessystem udstedt af Ministeriet

Navn på eksamensbeviset

Beviser udskrives ved træk fra de studieadministrative systemer – herunder oplysninger fra CPR-registeret om navn. Navnet på et eksamensbevis er det navn, som personen bærer og ikke eventuelle kaldenavne.

For personer der er omfattet betingelserne for at få udstedt et fysisk bevis er der mulighed for at ændre den adresse hvortil beviset sendes. Dette gøres via studieselvbetjeningen STADS.

Der udstedes IKKE et nyt bevis, fordi man ændrer navn – beviset er originaldokumentation med baggrund i oplysninger på udstedelsestidspunktet. Et nyt bevis som følge af forkerte navneoplysninger på udstedelsestidspunktet kræver, at det kan dokumenteres, at navneoplysningerne har været forkerte i CPR-registeret. 

Se også afsnittet "Hvornår udstedes et nyt bevis?" nedenfor.

Udstedelse af eksamensbevis

Efter eksamensbekendtgørelsens § 31 påhviler det dimittenden straks at kontakte universitetet, hvis vedkommende ikke har modtaget sit eksamensbevis indenfor 2 måneder efter, at bedømmelsen af den afsluttende prøve er offentliggjort. I beregningen af de 2 måneder indgår juli måned ikke.

Der kan kun udstedes bevis for hele beståede uddannelsesdele (dvs. bachelor-, kandidat- eller masteruddannelse). For studerende, der forlader en uddannelse uden at have færdiggjort den, er der mulighed for at udstede en eksamensudskrift, der dokumenterer de beståede dele af uddannelsen.

Mistet eksamensbevis

Universitetet udsteder kun ét bevis pr. bestået uddannelsesdel (dvs. bachelor-, kandidat- eller masteruddannelse). Dimittender, der har mistet deres eksamensbevis, kan derfor kun få tilsendt en attesteret kopi af det originale bevis eller alternativt en eksamensudskrift, samt et brev som dokumenterer, at de har bestået den pågældende uddannelse. Universitetet må ikke trykke et eksamensbevis på ny (se dog undtagelserne nedenfor).

Hvornår genudstedes et bevis?

Der er flere situationer, hvor du som dimittend kan få udstedt et nyt eksamensbevis. I alle tilfælde gælder, at der kan ikke udstedes et nyt bevis, før det originale er returneret, såfremt beviset ikke er tilsendt digitalt, og såfremt at dimittenden har rettet henvendelse til studieadministrationen (Kontaktinformationer til højre) senest 3 måneder efter seneste offentliggjorte bedømmelse.

1. Den studerende klager over en bedømmelse efter eksamensbeviset er blevet udstedt. Som følge af klagen får den studerende tilbud om en omprøve eller ombedømmelse. Hvis den studerende accepterer tilbuddet, skal administrationen inddrage beviset indtil bedømmelsen foreligger og herefter udstede nyt bevis (eksamensbekendtgørelsens § 37).

2. Hvis et eksamensbevis er blevet udstedt, og det herefter opdages, at den studerende har snydt i en prøve med den sanktion at prøvens resultat annulleres, tilbagekalder universitetet eksamensbeviset. Der kan ikke udstedes et nyt bevis, før det originale er returneret, såfremt det ikke er udstedt digitalt, og prøven er bestået.

3. Hvis der sker administrative fejl, kan der udstedes nyt bevis. Dette kan f.eks. være, hvis et meritoverført fag er indtastet forkert. Dimittenden skal kunne dokumentere fejlen i form af studieudskrift eller lignende fra det universitetet, hvor faget er meriteret fra.

4. Hvis en dimittend har fået foretaget et juridisk kønsskifte, udstedes et nyt bevis efter anmodning.

5. Hvis dimittenden er undtaget fra brug af e-boks og modtager et beskadiget bevis med PostNord udstedes et nyt bevis.