• Brænder du for at understøtte vigtig forskning på ph.d.-området ved NAT og TECH?
• Vil du være en del af en afdeling, der er med til at skabe synlige resultater og gøre en forskel for ph.d.-studerende, vejledere og institutter i administrationen af ph.d.-området?
• Trives du med at løse driftsopgaver, og kan du lide bredde og afveksling i dine opgaver?
• Er understøttelse af rekruttering af nye ph.d.-studerende bare lige dig?

Så er du måske vores nye ph.d.-partner på Aarhus Universitets sundhedsvidenskabelige fakultet, Health, i NAT og TECH ph.d.-administration. Stillingen er til besættelse pr. 1. oktober 2024 eller snarest muligt. Stillingen er en tidsubegrænset fuldtidsstilling.

Om Ph.d.-administrationen

Enheden er en Shared Services-enhed og løser opgaver for flere fakulteter og centralt for Aarhus Universitet. Ph.d.-administrationen består af tre afdelinger, Health Ph.d.-administration, Natural Sciences og Technical Sciences Ph.d.-administration samt AU Ph.d.- og fondsbetjening. De to administrationer arbejder tæt sammen med fakulteterne og varetager administrative opgaver i forbindelse med bl.a. rekruttering og opslag, indskrivninger, stipendie­tildelinger, HR- og personaleadministration, ph.d.-forløb, bedømmelser, statistik og doktorafhandlinger. AU Ph.d.- og fondsbetjening løser tværgående initiativer på AU og yder rådgivning og ledelses­betjening på tværs.

Vi har et professionelt, godt og uhøjtideligt arbejdsmiljø med engagerede og hjælpsomme kollegaer, som besidder både bred og dyb viden på området.

Enheden består af ca. 40 medarbejdere, herunder en funktionschef og to afdelingsledere. Du vil blive ansat i afdelingen for NAT og TECH ph.d,-administration. Du kan læse mere om ph.d.-skolerne på phd.nat.au.dk og phd.tech.au.dk og om enheden på ph.d.-administrationen.

Dine arbejdsopgaver

De to største opgaver omfatter henholdsvis partneropgaven for et eller flere ph.d.-programmer, hvor du administrativt understøtter programmernes ph.d.-studerende og vejledere, og processen med rekruttering af nye ph.d.-studerende. Derudover vil der være mindre opgaver tilknyttet stillingen som nævnt nedenfor.
Vi søger en medarbejder, som brænder for driftsopgaver og administration, er god til at indgå i relationer og som samtidig kan lide bredde og afveksling i de daglige opgaver. Der er et tæt samspil med dygtige kolleger, og vi gør meget ud af at sparre og vidensdele.

Dine opgaver vil primært bestå af:

• Administration af de ph.d.-studerendes forløb fra indskrivning til tildeling af ph.d.-grad med særligt ansvar for og betjening af ét eller flere ph.d.-programmer/institutter.
• Vejledning af ansøgere, ph.d.-studerende og fagmiljøer, ofte via mail
• Administration i forb. med rekrutteringsprocessen, dvs. servicering og understøttelse af optagelsesprocessen af nye ph.d.-studerende
• Administration af to typer stipendier, nemlig mobility grants og screening grants
• Organisering af halvårlige introdage for nystartede ph.d.-studerende samt årlig afholdelse af programsekretærdag
• Udarbejdelse af 2-3 nyhedsmails pr. semester til henholdsvis ph.d.-studerende og vejledere

Du refererer til afdelingsleder for NAT og TECH ph.d.-administration Rikke J. Ljungmann.

Dine kompetencer

Du har en relevant akademisk uddannelse og erfaring med administration. Har du erfaring med det offentlige område er det blot et plus. Du brænder for driftsopgaver, og du evner at samarbejde på tværs af alle niveauer i en kompleks organisation.

Som person er du positiv, trives med at yde effektiv service og har let ved at opbygge tillidsfulde relationer, men kan også blive stående i modvind. Du byder ind i forhold til opgaver, og du evner at prioritere dine opgaver i forhold til deadlines. Dine administrative kompetencer og organiserende evner gør, at du både kan bevare overblikket og være initiativtagende.

Du er velformuleret i skrift og tale på både dansk og engelsk (sidstnævnte da vi har mange internationale ph.d.-studerende og vejledere) og har en nysgerrig tilgang til at bruge it-systemer med løbende fokus på optimering af arbejdsgange.

Du arbejder selvstændigt, struktureret og målrettet. Du er professionel og konstruktiv i opgaveløsningen, har gode samarbejdsevner, er imødekommende og bidrager til et godt arbejdsmiljø. Evnen til sikkert og overbevisende at kommunikere med ph.d.-studerende, forskere og øvrige samarbejdspartnere vil også være vigtige karakteristika.

Vi tilbyder

Du bliver en del af et professionelt, godt og uhøjtideligt arbejdsmiljø med 11 engagerede og hjælpsomme kolleger. Sammen har vi et vedvarende fokus på at skabe de bedst mulige rammer for effektiv opgavevaretagelse. Derfor har vi en høj grad af faglig sparring og vidensdeling for at sikre, at vi leverer høj kvalitet i hele opgaveløsningen. Samarbejdet i afdelingen bygger på gensidig tillid og et ønske om at hjælpe hinanden til hele tiden at blive dygtigere. Vi er derfor nysgerrige og lytter til hinanden – og giver gerne plads til humor og et godt grin.  

Spørgsmål til stillingen

Har du spørgsmål til stillingen, er du velkommen til at kontakte afdelingsleder Rikke J. Ljungmann, tlf.: 6020 2605 efter den 28. juli 2024 (grundet sommerferie indtil da).

Arbejdsstedet er Ny Munkegade 120, bygning 1521, 8000 Aarhus C., Danmark.

Vi forventer at afholde samtaler i uge 33 (1. samtale) og eventuelt uge 34 (2. samtale).

Ansættelsesgrundlag

Løn- og ansættelsesvilkår i henhold til overenskomst mellem Skatteministeriet og akademikere i staten.

Ansøgning

Din ansøgning skal indeholde følgende:

• Ansøgning
• Curriculum Vitae
• Angivelse af uddannelse (kopi af relevante eksamensbeviser)
• Referencer/anbefalinger kan uploades særskilt i e-rekrutteringssystemet

Vi henviser til fakultetets Vejledning for ansøgere.

Aarhus Universitet vil være en attraktiv og inspirerende arbejdsplads for alle og ønsker en kultur, hvor hver enkelt kan udfolde og udvikle sig. Vi ser ligestilling og diversitet som en styrke og opfordrer derfor alle interesserede til at ansøge.

Ansøgning sendes via Aarhus Universitets rekrutteringssystem, som kan tilgås under stillingsopslaget på Aarhus Universitets hjemmeside.